I. Contexte
Les présents termes de références (TdR) précisent les exigences d'audit externe de 3 projets: Pneumonie, Climate Smart Livelihoods (CSL) et Response Preparedness (RPII) au Mali.
La vision du projet Pneumonie était de contribuer à la réduction de la morbidité et de la mortalité des infections respiratoires aiguës (IRA) chez les enfants de moins de 5 ans à Koussané et les districts de Logo Sabouciré de la région de Kayes. Le projet a été mis en œuvre sur trois ans en partenariat avec la Croix-Rouge néerlandaise (CRNL) et la Croix-Rouge malienne (CRM). Le projet CSL combine des stratégies de subsistance face au climat avec des approches de réduction des risques de catastrophe (RRC) pour augmenter considérablement et durablement la résilience des communautés. Le projet RPII soutient la Croix-Rouge malienne pour renforcer sa capacité d'intervention d'urgence dans des régions sélectionnées.
La CRM dirige la mise en œuvre de ces 3 projets en partenariat avec la Croix-Rouge néerlandaise. Les activités du projet mises en œuvre par la CRM et la délégation de la CRNL au Mali seront vérifiées conformément aux exigences comptables. Les états financiers des deux partenaires doivent être vérifiés.
Dans le cas particulier du projet Pneumonie, un exercice de vérification financière interne de la CRNL a été mené en mars 2021 et a couvert les activités du projet du 31/12/2016 au 31/03/2020. L'objectif était de vérifier si le projet a été réalisé selon des normes financières acceptables, de vérifier si toutes les dépenses déclarées ont été menées conformément à l'accord contractuel (MoU), et si les dépenses étaient justifiées et qualifiées de dépenses éligibles. Un montant considérable a été jugé inéligible.
Le rapport d'audit final consolidé du projet Pneumonie devra couvrir la période de mise en œuvre éligible initiale du 31/12/2016 au 31/03/2020 (MoU). La période éligible supplémentaire a été accordée jusqu'au 31/05/2020, bien que cette date de fin ne soit pas indiquée dans le protocole d'accord (MoU) signé entre la CRNL et la CRM. Le rapport d'audit final consolidé du projet CSL doit couvrir la période du 01/07/2019 au 01/07/2021. Pour le projet RPII, la période éligible couvre la période du 01/05/2016 au 01/09/2021.
Ⅱ. Objectifs de l’audit
Les audits doivent être effectués conformément aux normes internationales d’audit (ISA) et dans les échéances fixées
Les audits devront comprendre toutes les observations qui sont jugées nécessaires dans les circonstances.
L’opinion de l’auditeur concernant les objectifs spécifiques des audits mentionnés ci-dessous doit être reflétée dans le rapport d’audit et devra tenir compte des éléments suivants :
3.1 Donner son avis sur les états financiers de la CRM et de la CRNL, en particulier si ces états financiers donnent une vision vraie et juste des recettes et des dépenses conformément aux conditions fixées dans la décision et aux principes comptables généralement reconnus.
3.2 Évaluer le système de contrôle interne des récipiendaires CRM et CRNL, et estimer le risque de vérification et identifier toutes les questions qui méritent d’être mentionnées, y compris les faiblesses importantes du contrôle interne.
3.3 Faire des observations afin de déterminer si les récipiendaires CRM et CRNL se sont conformés à tous les aspects matériels des condition prévues dans le protocole d’accord (MoU). Toutes les questions matérielles qui ne répondent pas aux conditions susmentionnées et toutes les indications d’actes illégaux doivent être identifiées. Ces observations comprennent également les exigences relatives à toute contribution à apporter par les récipiendaires de la subvention.
3.4 Vérifiez si les activités déclarées et les dépenses déclarées sont conformes: aux Protocoles d’entente signés (MoU), y compris le budget, et des révisions budgétaires approuvées.
3.5 L’auditeur devra vérifier si les montants totaux des revenus reçus et les dépenses engagées dans le système comptable TomPro de la CRM correspondent à l’ensemble comptable de WINPACCS de la délégation de la CRNL. Toutes les différences doivent être spécifiées et signalées.
3.6 Vérifiez si tous les frais admissibles sont facturés et payés dans un délai admissible.
3.7 Vérifiez si des biens (bâtiments, stocks ou terrains) ont été achetés et facturés dans le cadre de ce programme.
3.8 Vérifiez si des provisions financières ont été faites avec l’argent de ce programme. Seule une provision de dépenses pour indemnités de départ (indemnités de cessation d’emploi, seulement si imposé par la loi nationale) est autorisée.
3.9 Vérifiez si l’organisation respecte les conditions suivantes :
a) Les règles, règlements et lois applicable ont été appliqués aux montants déclarés;
b) La qualité du processus de contrôle interne, la validation des dépenses, la passation de marchés et le suivi ont été bien exécutés;
3.10 Évaluer si l’administration donne une bonne compréhension et complète de:
a) Les montants reçus du QG de la CRNL ;
b) Paiements de retour au QG de la NLRC ;
c) Les montants justifiés par la CRM et le bureau pays de la CRNL
III. Champ d’application de l’audit
1) Préparation de l’audit
L'auditeur doit évaluer le suivi des conclusions et recommandations d'autres audits pertinents. L'exercice de vérification déjà effectué pour le projet Pneumonie doit être considéré comme une contribution de recherche documentaire et le coût inéligible indiqué doit être revérifié. Un contrôle physique en plus du contrôle documentaire à Kayes est demandé pour le projet Pneumonie si la sécurité et le contexte le permettent. En plus des dépenses au Mali, l'auditeur devra examiner à distance les dépenses enregistrées au siège de la CRNL.
Pour les projets CSL et RPII, une vérification de la documentation au niveau du terrain (Mali) suffira.
2) Rédaction du plan d’audit
L'auditeur doit établir un plan d'audit pour chacun des projets qui devra inclure un examen de la conception et du fonctionnement du système de contrôle interne, des procédures analytiques et des tests de corroboration.
L'auditeur est censé compléter la majorité des travaux d'audit au Mali (Bamako et Kayes) et à distance pour les dépenses du siège de la Croix-Rouge néerlandaise.
L'auditeur doit prendre en compte les mesures et restrictions liées à la COVID-19 dans le plan d'audit. En raison de la pandémie et des restrictions de sécurité, une visite sur le terrain dans la région de Kayes pour la vérification ne sera possibles que si une approbation de sécurité est accordée par la CRM, la CRNL et le CICR (le cas échéant). Si la visite de terrain est organisée, celle-ci suivra et s'appuiera sur les recommandations sécuritaires établies. Des entretiens avec le personnel de Kayes associé au projet peuvent être programmés pour faire preuve de diligence sur les aspects programmatiques des projets faisant l'objet de l'audit. La CRM (niveau central et niveau de la branche) fournira une coopération supplémentaire pour rendre cela possible. Pour le projet, des contrôles physiques spécifiques devraient avoir lieu sur les lignes budgétaires d'investissement (ex. construction de forages) et les incitations accordées (animaux vivants dans le cadre de la composante de moyens de subsistance) à Kayes.
3) Application
3.1 L’auditeur devra vérifier les états financiers sur la base du plan d’audit afin de publier un rapport d’audit.
3.2 L’auditeur devra demander une lettre de représentation à la direction des récipiendaires de la subvention indiquant que, à sa connaissance, les états financiers englobent toutes les transactions et sont terminés à tous égards.
3.3 L’auditeur devra s’assurer que les documents de travail de vérification contiennent suffisamment de documents de nature appropriée et pertinente et doit documenter les procédures de vérification utilisées et les résultats obtenus dans les documents de travail.
3.4 L’auditeur doit vérifier que les contrats conclus entre les récipiendaires de la subvention et d’autres organisations impliquées dans les activités visées ont fait l’objet d’un audit.
Les étapes énumérées aux points III.1, 2 et 3 ne sont ni exhaustives ni restrictives et ne peuvent imposer aucune restriction au jugement professionnel de l’auditeur. Toute restriction à la portée de l’audit doit être mentionnée dans le rapport de l’auditeur.
4) Rapports
Le rapport long-format doit comprendre les éléments suivants :
4.1 L’objectif et la portée de l’audit financier, les critères de vérification appliqués le cas échéant, et toute restriction qui empiète sur la portée de l’audit.
4.2 Les états financiers avec les explications et les principes comptables appliqués.
4.3 Déclaration claire de l’opinion de l’auditeur sur les états financiers. Dans le cas d’un rapport d’un auditeur non qualifié, le texte suivant doit être utilisé : « Nous avons vérifié les états financiers de la CRM à pour la période allant de à . Les états financiers sont la responsabilité de la direction de l’entité. Notre responsabilité est d’exprimer une opinion sur l’état financier basée sur notre vérification ».
4.4 Pour la section financière, un rapport par devise applicable est requis.
4.5 Un tableau des transferts reçus et des montants échangés sera vérifié et confirmé par l’auditeur.
4.6 Le texte suivant doit être incorporé dans le rapport de l’auditeur :
« Nous avons effectué notre audit conformément aux normes internationales d’audit (ISA). Ces normes exigent que nous planifions et effectuions notre audit afin d’obtenir une assurance raisonnable quant à savoir si les états financiers ne sont pas exposés à des inexactitudes importantes. Un audit comprend l’examen, de manière exhaustive ou aléatoire, des éléments de preuve à l’appui des montants et des explications dans les états financiers. Nous croyons que notre audit fournit une base raisonnable pour notre opinion.
À notre avis, l’état financier donne une vue fidèle et juste de la situation financière de l’entité au 31/05/2020 (Pneumonie), 01/07/2021 (CSL) et 01/09/2021 (RPII) et du solde du résultat d’exploitation et des dépenses pour l’exercice qui s’est terminé conformément aux principes comptables généralement reconnus. Les obligations imposées par la décision de subvention ont également été respectées. »
IV. Examen
Le QG de la CRNL se réserve le droit d’examiner l’audit. L’auditeur concerné devrait participer à cet examen et fournir à l’examinateur tous les documents pertinents relatifs à la vérification.
V. Documents de travail d’audit
Le cabinet d’audit doit conserver les documents de travail de manière ordonnée et accessible. Ceux-ci doivent être conservés pendant une période de dix ans à partir de la date d’achèvement de l’audit.
VI. Conditions de mise en œuvre
- L’auditeur suivra les lignes directrices financières de la CRM et du Manuel Administratif et Financier de la CRNL, mais l’auditeur devra examiner et évaluer particulièrement que:
a) Aucune provision financière ne peut être imputée au financement
b) Tout investissement imputé au financement
c) Rapporter tout autre revenu tel que les intérêts bancaires etc.
d) Les coûts sont éligibles lorsqu’ils sont facturés et payés au cours de la période allant du 31/12/2016 - 31/05/2021 (), 01/07/2019 - 01/07/2021 (CSL) et 01/05/2016 - 01/09/2021 (RPII) inclus. Les engagements financiers ne sont pas éligibles après ces périodes.
e) Le total des dépenses examinées sera d’au moins 85 % du total des dépenses déclarées; 85 % de chaque ligne budgétaire et catégorie de coûts (définie par le registre du programme comptable).
f) Toutes les dépenses supérieures à 500 € (environ 325 000 XOF) ou l’équivalent en monnaie locale seront examinées par l’auditeur, plus une part substantielle de celles inférieures à 500 €.
VII. Livrables:
Une fois terminés les audits, les auditeurs présenteront 5 (cinq) copies originales du rapport d’audit annexé aux états financiers ainsi que les rapports à l’attention de la Croix-Rouge (CRM et CRNL).
Lettre d’engagements des différentes structures conformément à la portée des travaux décrits ici.
VIII. Responsabilités et lignes de communication :
L'auditeur sera engagé et géré par la Croix-Rouge néerlandaise (CRNL) au Mali. Le responsable des finances et de l'administration de la CRM et CRNL et le délégué de projet de la CRNL seront les points focaux et coordonneront le processus en étroite collaboration avec l'équipe de comptabilité/finance de la CRM et l'équipe des finances de la CRNL au siège.
IX. Qualification du cabinet d’audit:
· Les auditeurs / cabinets devraient être basés de préférence dans la région de l'Afrique de l'Ouest, avec une affiliation internationale.
Les compétences linguistiques en français et en anglais sont essentielles à la réalisation de cet audit.
X. Critères d’analyse BID
Les soumissionnaires sont priés de soumettre à la fois une proposition financière et une proposition technique qui se conforment le mieux aux exigences présentées dans ce document. Ces propositions seront évaluées séparément et le contrat sera attribué au candidat ayant obtenu la note combinée la plus élevée. Seules les propositions qui obtiennent 65 points sur la proposition théorique verront leurs propositions financières examinées. Nous demandons également les CV des auditeurs proposés.
Votre soumission devra préciser les compétences, l’expérience et la capacité pertinentes du participant, à l’égard de ces TdR spécifiquement. Votre soumission doit contenir les détails de l’approche proposée à adopter afin de fournir le service conformément au TdR.
XI. Lignes de temps d’audit :
· Date limite de soumission : 1er Septembre 2021
· Date de début et de fin de l’audit : 1er Octobre 2021 – 31 Octobre 2021
· Présentation Rapport final : 15 Novembre 2021
· Présentation Rapports finaux CSL et RPII: 30 Novembre 2021
XII. Critères d’analyse BID
Les soumissionnaires sont priés de soumettre à la fois une proposition financière et une proposition technique qui se conforment le mieux aux exigences présentées dans ce document. Ces propositions seront évaluées séparément et le contrat sera attribué au candidat ayant obtenu la note combinée la plus élevée. Seules les propositions qui obtiennent 65 points sur la proposition théorique verront leurs propositions financières examinées. Nous demandons également les CV des auditeurs proposés.
Votre soumission devra préciser les compétences, l’expérience et la capacité pertinentes du participant, à l’égard de ces TdR spécifiquement. Votre soumission doit contenir les détails de l’approche proposée à adopter afin de fournir le service conformément au TdR.
Principaux critères d’évaluation:
1 . Expérience, compétences et capacité du fournisseur de services
Expérience passée dans des travaux similaires de cette nature
Expérience des membres de l’équipe (accompagnées d’un bref CV)
Le ‘track record’ des soumissionnaires
Capacité du soumissionnaire à répondre aux exigences de la CRNL.
2. Approche technique et plan d’exécution
- Les soumissions doivent contenir les détails de l’approche proposée à adopter afin de fournir le service conformément au TDR
3. Gestion de l’audit
Le soumissionnaire doit affecter un gestionnaire de projet pour ce projet
La proposition devrait contenir un plan de travail indiquant les tâches, les échéanciers;
Le soumissionnaire a-t-il donné et soumis des échéanciers de vérification clairs ;**
Le plan de projet s’occupe-t-il de la gestion des risques associée à la vérification**
4. Références
- Le soumissionnaire a-t-il soumis au moins trois clients joignables qui ont été desservis au cours des 12 dernières Mois
5. Capacité
les soumissions doivent indiquer clairement si l’offre participants ont la capacité de répondre aux exigences des TDR
Connaissance et présence en Afrique de l'Ouest.
How to apply:
Veiullez soumettre votre proposal a l'email: LOGISTICS@REDCROSS.NL